Le recours aux mails dans nos échanges quotidiens est de plus en plus incontournable.
Et parfois, il y a de lourds enjeux.
Alors, il faut tout faire pour favoriser la délivrabilité de vos mails tout en sécurisant le processus.
Cela passe par des aspects techniques, mais aussi par des règles de bon sens.
Le but étant de vous border juridiquement tout en ajoutant de la fluidité dans les échanges.
Et, pour limiter le stress et les interrogations tout en favorisant une réponse/une réaction de la part de vos interlocuteurs, il y a quelques conseils à suivre.
Ils sont issus de mon expérience, dans un environnement souvent hostile où faire preuve de stratégie est essentiel pour arriver à ses (bonnes) fins.
Soignez le champ Objet/Sujet
- Déjà, toujours remplir le champ « Objet/Sujet », sinon votre mail risque de ne pas être lu, voire de passer en spam.
- Le rendre le plus percutant/efficace possible.
- Si nécessaire, commencez par [URGENT] ou [IMPORTANT].
- L’Objet/le Sujet doit être court, et mettez les mots les plus importants au début.
Soignez le contenu
- Rédigez façon « mail ».
- S’il s’agit d’un « courrier » au sens administratif, préférez une lettre en pièce jointe, et faites-y référence dans votre texte.
- Renseignez les éléments relatifs à votre dossier (numéro, gestionnaire, etc.).
- Jouez avec le graissage des caractères — « gras » — pour favoriser la lecture/compréhension rapide des éléments essentiels.
- Évitez les liens (URL), car c’est l’un des meilleurs moyens de voir votre mail classé en spam.
- Signez avec votre Prénom NOM. Mettez le nom en majuscules pour bien le distinguer du prénom (majuscule au début).
- Ajoutez votre numéro de téléphone pour donner tous les moyens de vous joindre.
- Et ajoutez, éventuellement, votre adresse postale (en petit).
Les pièces jointes
- Privilégiez le format PDF.
- Limitez leur nombre, si possible regroupez tout dans un seul fichier.
- Optimisez la taille du/des document(s) tout en conservant une bonne lisibilité (notamment pour les éléments graphiques).
- Donnez un nom au fichier en rapport avec son contenu (et votre identité/votre dossier).
Demandez une Notification de l’état de distribution
Similaire à l’Accusé de réception d’une lettre recommandée LRAR.
C’est une option à activer — cherchez bien dans votre outil « mails » — et qui vous permettra de recevoir un mail automatique (souvent en anglais) confirmant que votre mail a bien été déposé dans la boîte de votre correspondant. Après, s’il n’est pas lu, c’est un autre problème, mais vous avez une preuve de sa bonne distribution.
Attention, certains serveurs/prestataires n’implémentent pas cette fonction (tant en émission qu’en réception), mais cela ne coûte rien de l’activer, car la plupart des messageries professionnelles gèrent la Notification d’état de distribution.
Demandez un Accusé de lecture
Complément idéal de la Notification de l’état de distribution, activez la demande d’Accusé de lecture. En plus, cela renforce le côté urgent/important (du moins pour vous) de votre mail.
Un message s’affichera sur l’écran du destinataire pour qu’il signale qu’il a bien ouvert/lu votre mail, et ce, en un clic. Dans la foulée, vous recevrez un mail le confirmant, ce qui est rassurant (et un élément de preuve en plus).
Mais certains destinataires ne se donneront pas la peine de confirmer, que ce soit par impolitesse, je-m’en-foutisme, fainéantise, sadisme, ou tout simplement pour vous laisser dans le flou.
Par ailleurs, certaines messageries ne gèrent pas cette fonctionnalité, ou alors de manière peu pratique. Toutefois, si cela marche avec un correspondant, et pas avec un autre d’une même entreprise/d’un même établissement, vous savez à quoi vous en tenir.
Vous pouvez ajouter en fin de texte de votre mail : « Merci d’accuser lecture du présent mail. », laissant ainsi le choix de la méthode à votre destinataire (accusé en un clic ou petit mail de réponse).
Réglez le Niveau de priorité
Là encore, regardez dans le menu de votre gestionnaire de mails, c’est à régler dans la fenêtre d’envoi (souvent dans “Options”).
Maximale/Haute/Normale/Basse/Minimale…
Par défaut, la priorité est sur « Normale », mais, dans certains cas, il peut être judicieux de la monter à « Haute », voire « Maximale ».
Votre mail sera signalé au destinataire par une mise en valeur (en gras ou avec une couleur) dans sa liste de mails.
À utiliser avec circonspection.
Mettez-vous en Copie cachée (Cci) !
L’astuce qui tue !;-)
Activez le champ “Copie carbone invisible”, alias “Cci” !
Indiquez une autre de vos adresses mails pour recevoir la copie exacte de votre envoi.
C’est un moyen de preuve de l’envoi de votre mail et de sa bonne délivrabilité. Et votre destinataire ne saura pas que vous avez utilisé ce stratagème.
Et c’est rassurant d’avoir une preuve supplémentaire de l’envoi et de la distribution — au moins à vous — de votre mail.
Attention, mettez une adresse mail différente de celle d’émission, et surtout chez un autre hébergeur/prestataire afin d’utiliser le circuit « long » !
Pas de VPN !
N’activez pas un VPN pour envoyer un mail important !
Juridiquement, il est judicieux que votre IP d’émission soit préservée.
Relisez !
Une coquille peut vous ruiner, alors relisez plusieurs fois avant d’envoyer.
Le côté « instantané » du mail peut être dangereux !
Envoyez !
Mais choisissez votre moment !
Un mail envoyé à l’heure de fermeture des bureaux n’apparaîtra pas parmi les derniers.
Privilégiez le côté « Ça tombe sur le bureau du destinataire », surtout si vous connaissez ses habitudes.
Éventuellement, différez votre envoi (“Enregistrez” ou gardez en Brouillon).
Guettez les retours immédiats
- Un message indiquant que le mail n’a pas pu être distribué, et là il faudra aviser.
- La Notification de distribution, dans l’attente de l’Accusé de lecture et/ou d’une réponse.
- Un message automatique d’absence.
- Et surtout une « Action requise » comme des services du style « Mail in black » : un mail vous est adressé, avec un lien à cliquer — et souvent un test « humain » à réaliser. Votre mail ne sera effectivement délivré au destinataire qu’après avoir effectué cette opération. En général, elle est validée pour une certaine durée (une année), vos envois ultérieurs passant automatiquement à travers cette protection contre le spam.
- Et surveillez votre dossier “SPAM” si une réponse attendue semble ne pas arriver !
- Nota : Si la très grande majorité des mails sont distribués quasiment instantanément — ou en moins de cinq minutes —, certains peuvent prendre du retard en fonction de l’état des serveurs. En cas de doute, du moins pour ce qui vous concerne, consultez les « Incidents » chez votre hébergeur. Le Cci/l’envoi à vous-même est aussi une aide au diagnostic.
Gardez vos mails !
Enfin, gardez vos mails importants, ainsi que tous ceux en rapport avec votre envoi.
Quand je dis « gardez », c’est en l’état, dans votre boîte mail. Éventuellement, vous pouvez les archiver dans un dossier.
Pourquoi ? Tout simplement parce qu’un mail contient des informations cachées — visibles en mode « Brut » — qui peuvent être essentielles comme éléments de preuve(s). Il s’agit notamment des IP/du parcours sur Internet et de l’horodatage.
En espérant que tout cela vous sera utile !;-)
Visuel : « Le Bouddha des mails ! »
© PF/Grinçant.com (2024)
Merci beaucoup pour cet excellent tuto!
Je grave au marteau/burin dans mon cerveau lent l’astuce du Cci !
¡ Saludos cordiales !
Vous pouvez même dédier une boîte mail à ces « copies » “Cci”.
Si vous avez activé toutes les options, vous aurez une double Notification d’état de distribution (celle pour votre destinataire, et pour votre copie), et vous pourrez voir qu’il vous est aussi demandé un Accusé de lecture.
J’insiste sur la nécessité d’utiliser un hébergeur différent de celui d’émission, pour que le mail quitte réellement les infrastructures de l’hébergeur émetteur.
Exemple : si vous envoyez votre mail d’une boîte Orange, votre copie pourra aller dans une boîte GMail (ou autre, mais pas une Orange) que vous détenez. Par contre, pour le moment, GMail ne renvoie pas de Notification d’état de distribution, mais le service du destinataire, lui, le fera peut-être. Ainsi, vous saurez au moins que le mail est bien arrivé pour ce qui vous concerne, donc qu’il a bien été expédié.
Je pourrais aussi conseiller d’utiliser un « vrai » hébergeur de mails en adossant votre boîte à votre nom de domaine personnel (le luxe, et ça fait « pro » !), mais cela devrait plutôt faire partie d’un autre billet/tuto tant le sujet est vaste/important.
PS : Dans ce billet récent, j’attendais une réponse d’un médecin spécialiste. J’ai bien eu la copie de mon mail en Cci, ainsi que la (double) Notification de distribution OK, mais je n’ai pas eu d’Accusé de lecture alors que je savais que l’établissement gérait cette fonctionnalité. J’ai donc eu un doute sur le secrétariat à qui j’ai téléphoné pour m’assurer de la réception effective de mon mail. Par la suite, en consultation, j’ai su que le médecin avait fourni (rapidement) un avis médical, mais que la secrétaire ne me l’avait pas transmis (avec un peu de chance, elle sera « recadrée »). Je sais donc qui mettre en cause dans ce « loupé » magistral, voire vital.
Super tuto sur les règles d’envoi des emails !
J’ai appris (ou un rappel judicieux) 3 choses : l’URL (même en lien caché dans le texte ?) et le Cci différent de l’hébergeur expéditeur (ce qui est bien vu et logique du coup). Et je pensais pas à couper mon VPN non plus…
Pour le reste, je faisais déjà comme cela.
Le top, comme vous le signalez : avoir son propre nom de domaine (j’en possède plusieurs) et classer ses mails dans des dossiers (très pratique).
J’attends avec délice le tuto sur les noms de domaines pour voir si j’ai raison de payer pour une certaine « tranquillité ». Je suis toujours impressionné par le nombre de personnes qui utilisent une adresse Gmail…
Pour les liens/URL dans un mail, oui, même et surtout en « caché ». Maintenant, tout dépend de la destination du lien.
À titre d’exemple, la présence de liens (vers l’extérieur) est un critère fondamental pour détecter automatiquement les commentaires « spams ». Une règle parmi d’autres, notamment utilisée sur ce blog.
Si le mail “Cci” utilise le même hébergeur que le mail d’émission, la « copie carbone » ne quittera pas les infrastructures de l’hébergeur, ce qui limite l’intérêt de la démarche.
À titre d’analogie, si vous voulez communiquer un courrier important au service RH de votre employeur, vous pouvez le mettre dans la bannette pour qu’il soit traité par le service interne du courrier, sans garantie qu’il arrive, ou bien l’envoyer en LRAR en utilisant La Poste comme preuve de l’envoi/tiers de confiance.
Pour le VPN, c’est dans les cas extrêmes, où il est nécessaire de prouver — via un expert — que le mail a bien été envoyé d’une IP qui vous était affectée à l’instant T.
Maintenant, s’agissant de serveurs SMTP (d’envoi de mails), c’est l’hébergeur qui ressort principalement, mais lui collecte l’IP de rédaction/envoi.
Et tout dépend du mode d’envoi : webmail, appli, « client » lourd (comme Thunderbird) qui illustre ce billet, etc.
Mais, l’utilisation d’un VPN peut aussi faire classer votre mail en “spam” — à un stade ou à un autre du processus de transmission — si l’IP affectée est plus ou moins blacklistée.
Donc, globalement, oui, c’est une mauvaise idée que d’employer un VPN pour envoyer un mail important.
Vous avez raison, même ma pharmacie utilise GMail. Bravo pour la fiabilité, et surtout la confidentialité !:-/
De bons conseils que j’ignorais et je vais créer une nouvelle adresse mail sous Orange pour pouvoir mettre en CCI les mails importants. Je vais transmettre à mes contacts l’URL de cette page à toutes fins utiles. Merci PF !
Mon épouse n’a pas ouvert le message frauduleux que je vous avais indiqué et elle en reçoit encore pour des frais de stationnements maintenant suite à des contraventions. J’en ai marre. Ayant relevé deux numéros de téléphone précisés au début des deux messages, je les mets ici, à savoir +91 95 915 04 251 et +91 94 262 12 224. L’indicatif 91 est attribué à l’Inde mais je n’en sais pas plus.
C’est ennuyeux / inquiétant / emmerd… ces « messages » frauduleux qui nous pourrissent la vie.
Je conseille aussi de faire suivre les réponses vers cette boîte dédiée « Cci », afin d’avoir un double historique des échanges, et donc une sorte de sauvegarde.
Pour les SMS frauduleux, c’est souvent par rafales.
Le mieux est de les signaler/bloquer à chaque fois, ce que permet notamment l’application “Téléphone” — téléchargeable sur le Play Store, ça n’est pas celle généralement installée d’origine sur les smartphones — de Google sous Android. En plus, quand elle le peut, elle affiche le nom et le logo de l’appelant.
Aujourd’hui, il faut se méfier de tout, ce qui est stressant………
Dernièrement j’ai eu affaire avec le notaire, celui-ci n’a pas voulu que j’envoie mon RIB par mail de peur d’être détourné et remplacé par un RIB du fraudeur éventuel, donc effectivement « Prudence ».
Merci beaucoup Grinçant pour ces bons conseils très utiles.
Le notaire a eu raison, et il doit profiter de la signature des actes — donc de visu — pour se faire remettre le RIB.
Pour les grosses sommes, il faut se méfier des échanges dématérialisés et insuffisamment sécurisés.
Beaucoup d’arnaques se font par un accès à vos mails via du phishing.